Merk je dat je vaak overweldigd wordt door de hoeveelheid taken die je steeds te doen hebt? Kun je telkens te weinig taken afstrepen? Vind je het moeilijk om te multitasken?

Time management gaat niet om het zoveel mogelijk taken in één dag proppen – het gaat erom dat je efficiënt en productief werkt, zodat je het kantoor op tijd en stressvrij kunt verlaten. Als je slimmer wilt werken, in plaats van harder, lees dan verder om je time management te verbeteren!

1 Houd een logboek bij

Als al je dagen eindigen zonder dat je hoeveelheid werk slinkt, is het belangrijk om na te gaan waar je tijd blijft. Probeer daarom een week lang te werken met een logboek, door je dagelijkse activiteiten bij te houden. Zo kun je precies zien hoeveel je gedaan kunt krijgen in een dag; je komt er wellicht achter dat je onderschat hoe lang sommige taken duren, waardoor je steeds achter de feiten aanloopt. Bekijk ook welke taken de meeste tijd kosten en probeer deze te stroomlijnen. Ten slotte kom je er zo ook achter op welk tijdstip van de dag je het meest productief bent – plan projecten die de meeste focus en creativiteit van je vragen dan ook rond dit moment in.

2 Prioriteer

Ga jij altijd snel van start, om alle taken zo snel mogelijk gedaan te krijgen? Het kan zijn dat je dan al gauw stoom af moet blazen en niets echt af krijgt. De gouden regel als het om time management gaat is: prioriteren! Neem aan het begin van iedere dag vijf minuten om af te wegen in welke volgorde je je taken het beste kunt doen. Welke taken zijn essentieel en het meest belangrijk (en dus niet slechts urgent)? Focus daar eerst op, voordat je verder gaat met de minder essentiële taken. Weet je niet waar te beginnen? Vraag een manager of collega om feedback, dit zal je helpen om de belangrijkheid van iedere taak op waarde te schatten, en taken waar je niet aan zou moeten werken, te delegeren of weg te strepen

3 Blijf gefocust

Nadat je je takenlijst hebt geprioriteerd, is het tijd om je handen uit de mouwen te steken en de taken één voor één af te werken, met minimale afleiding. Multitasken werkt vaak averechts als het om time management gaat; je hebt een grotere kans je werk op tijd af te krijgen als je op een ding tegelijk focust. Ook sociale media is een grote boosdoener, dus sluit alle schermen die je niet nodig hebt op je computer af en stop je telefoon weg. Als je kantoor gehorig is, probeer dan een stille ruimte te vinden, of investeer in een koptelefoon die omgevingsgeluid dempt. Durf ook eens tegen collega’s nee te zeggen of dat je prioriteiten hebt.

4 Verban uitstelgedrag en delegeer

We kennen het allemaal – bij een lastige taak is het gemakkelijker om door collega’s afgeleid te raken of een bericht te gaan posten op social media. Je doet van alles om er maar niet aan te hoeven geloven. Maar je uitstelgedrag zorgt ook voor meer stress, terwijl je to-do lijst alsmaar langer wordt. Voel je je overweldigd door de grootte van een project? Deel het op in kleinere, meer haalbare delen en begin gelijk. Zijn er andere urgente taken die je aandacht vragen? Dat ze urgent zijn betekent niet dat ze ook het meest belangrijk zijn. Probeer urgente taken als het kan te delegeren, zodat je meer tijd hebt voor essentiëlere zaken.

5 Bouw tijdlimieten en pauzes in

Waarom mislukken zoveel goede plannen als het om time management gaat? Dit komt vaak omdat je niet realistisch bent. Je kunt je moeilijk aan een schema houden als je niet goed inschat hoe lang iedere taak duurt. Zonder duidelijke tijdslimieten voor iedere taak, loop je het risico om te veel tijd aan een taak te spenderen, om vervolgens druk bezig te zijn de rest nog snel voor het einde van de dag gedaan te krijgen. Bekijk je gemaakte logboek daarom zorgvuldig om een realistisch beeld te krijgen van wat je op een dag kunt bereiken. Het belangrijkste voor je productiviteit en mentale gesteldheid is gedurende de dag pauzes in te bouwen, zoals een korte wandeling of een koffieafspraak met een collega. Dit zorgt ervoor dat je kunt ademhalen en opladen, klaar om je volgende taak gedaan te krijgen.

Nu je een expert bent op het gebied van tijdmanagement, is er wellicht ook weer meer tijd om na te denken over je volgende droombaan. De consultants van Saro Recruitment informeren je graag over jouw huidige kansen op de arbeidsmarkt!

16 oktober 2018